Cần chuẩn bị những gì để tổ chức một sự kiện Gala Dinner đặc biệt?

Bữa tối Gala Dinner có thể là nơi diễn ra các hoạt động ý nghĩa như quyên góp tiền, mừng thành công của dự án, trao giải thưởng hoặc buổi gặp mặt thân mật để tổng kết lại những thành tựu trong năm và đặt niềm tin cho những bước tiến mới. Chính vì vậy đây là một hoạt động quan trọng được nhiều doanh nghiệp, đơn vị tổ chức hàng năm. Vậy để chuẩn bị một buổi tiệc Gala Dinner đặc biệt, ngoài các mục tiêu sự kiện đề ra, cần phải quan tâm đến những yếu tố nào giúp chương trình diễn ra trọn vẹn ý nghĩa?

1. Xác định đối tượng khách mời tham gia

Tùy vào mục đích của buổi tiệc, việc đầu tiên cần làm chính là lên danh sách khách mời tham gia. Sau khi nắm được số lượng và đối tượng hướng đến, các công đoạn chuẩn bị sau đó sẽ trở nên dễ dàng và phù hợp hơn.

Số lượng và đối tượng tham gia rất quan trọng để quyết định việc chọn địa điểm, các chương trình giải trí xuất hiện trong chương trình và những nội dung cần  xuất hiện trong xuyên suốt hoạt động cũng như việc dự trù về kinh phí tổ chức.

2. Chọn ngày phù hợp

Tất nhiên các điều kiện thời tiết và những yếu tố khác cũng sẽ phần nào ảnh hưởng trực tiếp đến buổi tiệc Gala Dinner bạn sẽ tổ chức. Vì vậy việc chọn ngày cũng nên được trú trọng và dự trù từ trước, sẽ hoàn hảo hơn nếu bữa tiệc diễn ra vào một ngày đẹp trời và ít ảnh hưởng nhất đến công việc chung của đại đa số những khách mời sẽ tham gia. Đây chính là yếu tố giúp cho buổi tiệc được diễn ra theo sát các kế hoạch đã định ra từ trước.

3. Lên kế hoạch tổ chức cụ thể cho Gala Dinner

Buổi tiệc tối đặc biệt cần có sự kết hợp của nhiều yếu tố như thực đơn, sân khấu, âm thanh, ánh sáng và các hoạt động diễn ra xuyên suốt, khá rắc rối và mất thời gian đối với người chịu trách nhiệm chính. Hơn nữa phần chi phí của từng tiết mục riêng lẽ sẽ khó có thể tổng hợp và so sánh. Điều tốt nhất được gợi ý là hãy tham khảo và lựa chọn những dịch vụ trọn gói mà các công ty uy tín cung cấp. 

Để có một buổi Gala Dinner thành công, việc lựa chọn cho doanh nghiệp một đơn vị tổ chức uy tín là ưu tiên hàng đầu. Đội ngũ Tgroup tự tin luôn cập nhật xu hướng và sáng tạo theo nhiều chủ đề, ý tưởng tổ chức sáng tạo, khác biệt và hơn hết là phù hợp với văn hóa của từng doanh nghiệp. Vì vậy, chỉ cần nói cho chúng tôi nghe mong muốn của bạn, Tgroup sẽ tiến hành tư vấn cho bạn một chương trình hoàn hảo nhất. Xem thêm tại đây.

4. Đặt ra ngân sách

Dựa vào các thông tin đã dự trù trước về  số lượng người tham gia, địa điểm tổ chức và tham khảo giá cả tổ chức sự kiện, hãy đặt ra ngân sách cụ thể và phù hợp cho bữa tiệc. Việc làm này cũng sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn có một khoảng dự tính về ngân sách trước và đưa ra yêu cầu về kinh phí với các đơn vị tổ chức, nhờ vậy, việc tạo ra một chương trình phù hợp và đảm bảo kế hoạch sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

5. Tham khảo ý kiến số đông

Sau một kế hoạch sơ bộ đã được đề ra, hãy tiến hành việc tham khảo ý kiến số đông để chắc rằng các nội dung đưa ra thực sự phù hợp.

6. Chuẩn bị các tiết mục bắt buộc

Nếu bữa tiệc dành cho cuối năm và có chức năng như một buổi tổng kết, khen thưởng, hãy xin danh sách các nhân xuất sắc và lựa chọn, chuẩn bị các phần thưởng phù hợp.

7. Đừng ngại bổ sung các ý tưởng sáng tạo

Ngoài các chương trình đã được bàn giao lên kế hoạch sẵn, hội ý để có thêm những  tiết mục bất ngờ là một yếu tố giúp buổi tiệc thêm phần ý nghĩa. Sự xuất hiện của người dẫn dắt xuyên suốt Gala Dinner cũng thực sự quan trọng, nếu lựa chọn được người hoạt ngôn và đồng ý dẫn dắt đêm tiệc sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Nếu không có, đừng ngần ngại đầu tư thêm một khoản để hoạt động diễn ra suôn sẻ và thành công tốt đẹp.

Hy vọng những gợi ý ở trên sẽ giúp bạn có được một kế hoạch hoàn hảo cho các sự kiện Gala Dinner đặc biệt.