Phần mềm thông minh cho phép khách hàng tự checkin tại khách sạn

Tại những khách sạn có quy mô vừa và nhỏ thì tương lai không thể không cài đặt những phần mềm tự checkin khi không có nhân viên hoặc quản lí túc trực khách sạn. Vì vậy, phần mềm kiểm soát nội bộ khách sạn được quản lí từ xa theo thời gian thực đã được tạo nên do nhu cầu và tính thiết thực ngày nay. Tuy nhiên, nếu bạn giao phó công việc quản lý đó cho một công ty chuyên trách, bạn sẽ có thể giảm chi phí lao động và tăng hiệu quả quản lý.

1. Ý nghĩa của Phần mềm quản lí từ xa

(Nguồn: Internet)

Phần mềm quản lí từ xa là phần mềm cho phép người quản lí hoặc nhân viên khách sạn (hoặc thậm chí không phải là người của khách sạn nhưng được ủy quyền quản lí khách sạn) có thể quản lí được các hoạt động của khách sạn từ xa trong lúc cần thiết. Nói một cách dễ hiểu thì phần mềm này cho phép chúng ta quản lí khách sạn trong những trường hợp cần thiết khi không có người quản lí tại khách sạn. Phần mềm này có thể kết nối trực tiếp đến người quản lí khách sạn hoặc người được ủy thác quản lí khách sạn. Tuy có thể trực tiếp tự quản lí khách sạn với phần mềm quản lí phòng, camera an ninh,... nhưng lợi thế của Phần mềm quản lí khách sạn từ xa đó chính là có thể ủy thác cho đội ngũ quản lí khách sạn chuyên nghiệp mà không cần phải có mặt trực tiếp tại khách sạn. 

2. Cách xác thực hiệu quả khách hàng là người trưởng thành?

Thông qua Phần mềm quản lí từ xa, ta có thể xác minh được khách hàng có phải là người trưởng thành hay không. Trên thực tế, đa số khách hàng không muốn trình chứng minh thư hay hộ chiếu của mình cho người lạ, thậm chí là tại khách sạn. Tuy nhiên việc xác minh khách hàng có phải là người trưởng thành hay không vẫn là một điều rất cần thiết, đặc biệt là đối với các khách sạn nhà nghỉ có quy mô vừa và nhỏ, bởi nếu không xác thực chính xác độ tuổi của khách thì trong những trường hợp xấu có thể gây thiệt hại cho cả khách sạn và cho khách hàng. Việc kiểm tra giấy tờ tùy thân của khách hàng trong khách sạn là điều cần thiết, nhưng điều này có thể gây bất tiện cho khách hàng. Công nghệ hiện tại không thể tự động hóa việc sàng lọc độ tuổi. Tuy nhiên, thông qua quản chế ủy thác thì có thể xác thực được khách hàng có phải là người trưởng thành hay không. Thông thường, nó được vận hành ở chế độ xác thực dành cho người lớn (yêu cầu kiểm tra nhận dạng chứng minh thư), sau đó mới chuyển thông tin đến người vận hành phần mềm quản lí chấp nhận. Sau khi nhận được sự xác nhận của người vận hành phần mềm quản lí, khách hàng không cần phải để lại giấy tờ tùy thân tại khách sạn mà có thể nhận phòng luôn. Điều này giúp cho khách hàng không hề cảm thấy bất tiện khi ở và sử dụng dịch vụ của khách sạn.

3. Check thời gian khách đặt phòng trước

(Nguồn: Internet)

Có thể đồng bộ hóa DB của khách hàng đặt chỗ trong thời gian thực, không chỉ bao gồm đại lý du lịch trực tuyến (OTA) trong nước mà còn cả đại lý du lịch trực tuyến (OTA) ở nước ngoài. Tất nhiên, khách hàng đặt phòng khách sạn trực tiếp cũng có thể được quản lý trong thời gian thực thông qua chương trình quản lý trang web hoặc các ứng dụng master app. Ngoài ra, tất cả các khách hàng đặt phòng đều có thể sử dụng mã QR đặt phòng và mật khẩu KEYLESS dùng một lần để làm thủ tục nhận phòng trực tiếp. Như vậy, có thể giảm bớt gánh nặng trong việc quản lí khách hàng, và còn giúp khách hàng thoải mái hơn khi sử dụng dịch vụ của khách sạn. 

4. Trao đổi với khách hàng từ xa

Nếu bạn không biết cách sử dụng kiosk, hoặc thời gian checkin nhận phòng khá lâu, hoặc nếu việc nhận phòng gặp bất cứ một vấn đề cụ thể nào đó thì người quản lí có thể kết nối trò chuyện trực tiếp với khách hàng thông qua loa ngoài của kiosk. Không cần phải liên lạc riêng với khách hàng mà thông qua Phần mềm quản lí từ xa và kiosk có thể kết nối khách nhận phòng đến người quản lí khách sạn. Với Phần mềm quản lí từ xa này sẽ tạo ra sự cạnh tranh giữa các khách sạn nhà nghỉ có quy mô vừa và nhỏ, đồng thời đem đến cho khách hàng những trải nghiệm mới mẻ giúp hài lòng quý khách hàng.

5. Phần mềm quản lí từ xa linh động trong thời gian thực

Thông qua phần mềm quản lí từ xa không người điều khiển thì khách hàng có thể tự làm thủ tục checkin mà người quản lí hay nhân viên khách sạn cũng không cần kiểm tra đối chiếu. Dịch vụ nhận phòng trực tiếp tại quầy lễ tân thông qua phần mềm quản lí khách sạn từ xa này có thể giúp khách hàng tự checkin và nhận phòng mà không cần gặp trực tiếp người quản lí khách sạn hay nhân viên khách sạn.

Đối với những khách sạn có quy mô nhỏ cảm thấy gánh nặng cho việc trả phí cho đội ngũ quản lí khách sạn chuyên nghiệp thì cũng có thể tự mình quản lí khách sạn thông qua phần mềm này. Tuy nhiên việc sử dụng Phần mềm quản lí từ xa cũng đã tiết kiệm được một khoảng chi phí trong việc kinh doanh khách sạn. Đây là một hệ thống tiện ích mang lại hiệu quả khá lớn khi vẫn có thể quản lí được khách sạn những lúc không có nhân viên hoặc người trông coi khách sạn.

6. Tích hợp KeyLess

(Nguồn: Internet)

Khi điện thoại di động đang ngày càng trở nên phổ biến, thì IoT (Internet of Things) đang ngày càng phát triển nhanh chóng. Hiện tại đã có dịch vụ checkin thông qua kiosk không cần gặp mặt trực tiếp, nhưng dự kiến trong 5 năm tới thì KeyLess sẽ phát triển để áp dụng cho việc checkin nhận phòng. Tuy nhiên, việc áp dụng KeyLess cho các khách sạn nhà nghỉ có quy mô nhỏ là hơi bất khả thi bởi thông thường lượt khách thuê phòng ở những khách sạn thường và nhỏ là đa dạng. Sự ra đời của giải pháp KEYLESS quản lí từ xa không người vận hành và lấy kiosk làm trung tâm sẽ giúp ích rất nhiều trong việc quản lý đánh giá của khách hàng cũng như nhận thức về khách sạn.

7. Các khía cạnh tích cực và tiêu cực trước khi áp dụng Phần mềm quản lí khách sạn từ xa không người vận hành

Phần mềm quản lí khách sạn từ xa không người vận hành vẫn đang được tung bán trên thị trường nhưng vẫn chưa được áp dụng rộng rãi và xác thực. Tuy nhiên, lý do lớn nhất để tiếp tục phát triển và áp dụng phần mềm này đó chính là để đáp ứng cho tình hình xã hội như tình hình dịch corona như hiện nay. Rất có thể việc sử dụng Phần mềm quản lí khách sạn từ xa không người vận hành này trở thành một nhu cầu cần thiết hơn là một sự lựa chọn trong tương lai. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để phát triển và áp dụng nó rộng rãi trên thị trường. Nhưng, chúng tôi tin rằng Phần mềm quản lí khách sạn từ xa không người vận hành KeyLess lấy kiosk làm trung tâm có nhiều khả năng trở thành xu hướng trong tương lai.

Ngoài ra, việc giảm thiểu chi phí trong kinh doanh cũng rất quan trọng. Cuối cùng, cần đi đầu trong việc tăng cường khả năng cạnh tranh bằng cách áp dụng các phương pháp hiện đại độc lạ nhưng vẫn giúp giảm chi phí trước khi nó trở nên phổ biến ngay cả trong các khách sạn và nhà nghỉ có quy mô nhỏ. 

Các nhà kinh doanh khách sạn nhà nghỉ hãy đón chờ TGROUP phát triển phần mềm quản lí này trong tương lai nha. TGROUP hiện đang từng bước giúp cho các nhà kinh doanh trong ngành du lịch lẫn khách hàng đạt được sự tiện lợi trong du lịch một cách tiết kiệm nhất.