Giải đáp 15 câu hỏi phổ biến nhất liên quan đến KPI

KPI là một giá trị có thể đo lường được để chứng minh độ hiệu quả của công ty đang đặt ra các mục tiêu kinh doanh chính. Ngoài ra đây còn là một công cụ chiến lược mang tính hệ thống giúp theo dõi hiệu suất nhằm cải thiện tốt hơn trong công việc.

KPI được sử dụng bởi các cá nhân và tổ chức để đánh giá sự thành công của họ trong việc đạt được các mục tiêu quan trọng. KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất chung của doanh nghiệp, trong khi KPI cấp thấp có thể tập trung vào các quy trình trong các phòng ban.

Sử dụng nguyên tắc SMART & SMARTER giúp xác định mục tiêu hiệu quả để xây dựng và phát triển KPI. Công cụ này không phải là những yêu cầu bắt buộc nhưng lại có tính quyết định đến việc thành công của hệ thống đánh giá theo KPI. ♦ SMART là viết tắt của: S – Specific (Simple, Sensible, Significant): Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu M – Measurable (Meaningful, Motivating): Có thể thống kê được A – Achievable (Attainable, Agreed): Có thể đạt được R – Realistic (Relevant, Reasonable, Realistic and Resourced, Results-based): Thực tế, khả thi T – Time-bound (Timely, Time-based, Time limited, Time/cost limited, Time-sensitive, Time-specific): Thời hạn chi tiết để đạt được mục tiêu đã vạch ra ♦ SMARTER là mở rộng của nguyên tắc SMART có bổ sung thêm: E – Evaluated (Ethical, Engaged, Ecological): Đánh giá mục tiêu, mục tiêu phải có đạo đức, tôn trọng hệ sinh thái R – Rewarded (Recorded, Recognized, Readjust, Revisited, Revised): Ghi lại mục tiêu một lần nữa và điều chỉnh mục tiêu nếu cần thiết ♦ Dựa vào hai quy tắc trên, khi tạo danh sách ban đầu các giá trị thể hiện rõ nhất sự tiến bộ đối với các mục tiêu kinh doanh chính, hãy tự hỏi những câu hỏi sau: - Mục tiêu của bạn có cụ thể không? - Có thể đo lường sự tiến bộ đối với mục tiêu đó không? - Mục tiêu có thực tế và có thể đạt được hay không? - Mục tiêu liên quan đến tổ chức như thế nào? - Mất bao lâu để đạt được mục tiêu đã đề ra? - Mục tiêu được đánh giá như thế nào, có lợi ích gì cho cộng đồng hay không? - Việc đánh giá lại mục tiêu một lần nữa được thực hiện như thế nào và khi nào?

Bất cứ ai cũng đều có thể xác định KPI. Ví dụ: • Đối với cá nhân KPI được sử dụng để theo đuổi các mục tiêu riêng. • Đối với các doanh nghiệp và tổ chức, KPI được sử dụng để theo đuổi các mục tiêu kinh doanh. Trong các doanh nghiệp, thường có các KPI của bộ phận (chẳng hạn như các KPI dành cho tiếp thị, bán hàng và hỗ trợ khách hàng). Các KPI này thường được thiết lập bởi các lãnh đạo bộ phận và các nhà quản lý bộ phận sau đó đảm bảo nhóm được liên kết và hoạt động phù hợp. Sau đó là các KPI bao quát, thường được đặt ra bởi Giám đốc điều hành và nhóm điều hành của tổ chức. Các KPI của bộ phận nên được tạo theo cách sao cho kết quả tổng hợp của chúng là kim chỉ nam cho các KPI tổng thể.

Giả sử mục tiêu tổng thể của bạn là tăng doanh số bán vé tham quan trong năm nay. Bạn sẽ gọi KPI này là 'KPI Bán vé'. Đây là cách bạn có thể xác định và đạt được KPI: • Đặt ra giải pháp giúp -> tăng doanh số bán vé lên 15% trong năm nay. • Thực hiện các giải pháp khả thi nhất, chẳng hạn -> Đưa ra các chương trình khuyến mãi cho khách hàng và các đại lí bán vé. • Đo lường kết quả sau khi áp dụng các giải pháp -> Mục tiêu đạt hiệu quả khi doanh thu và số lượng vé bán ra tăng lên. • Đặt ra các giải pháp khác -> Thúc đẩy quảng cáo tập trung vào các nội dung thú vị của địa điểm tham quan cần bán vé để nhiều người biết đến hơn. • Xác định người chịu trách nhiệm chính -> Người phụ trách mảng liên quan sẽ chịu trách nhiệm về KPI này cùng với sự hỗ trợ của các yếu tố khác. • Thời gian đánh giá -> Tiến độ KPI sẽ được xem xét hàng tháng. • Kết quả -> Doanh số bán vé sẽ tăng 15% trong năm nay.

Không có "KPI tốt nhất" một cách chung chung. KPI tốt nhất dựa trên các mục tiêu cụ thể. Vì vậy phải xác định mục tiêu nào là quan trọng nhất đối với bạn, nhóm của bạn hoặc công ty của bạn, và thực hiện nó thông qua các quy tắc SMART và SMARTER đã được giải đáp ở trên.

Sử dụng KPI khi bạn cần theo dõi tiến trình đạt được mục tiêu theo thời gian.

Các mục tiêu có thể thay đổi theo thời gian, và hiệu suất cũng như tiến trình đạt được những mục tiêu đó chắc chắn sẽ như vậy. Ví dụ, KPI từ ba tháng trước có thể không phù hợp lắm cho các mục tiêu hiện tại. Đây là lý do tại sao cần xem xét lại các chỉ số KPI.

KPI nên được xem xét lại ở những thời điểm cuối cùng bạn đã đặt ra để đạt được mục tiêu. Sử dụng ví dụ trong câu hỏi ở mục 6 xác định rằng mục tiêu phải đạt được trong thời gian một năm, theo đó bạn có thể xem lại hiệu quả KPI trong một năm hoặc tiếp tục đánh giá theo hàng tháng để đo lường tiến trình hiệu quả của mục tiêu.

Báo cáo KPI là một bản trình bày tóm tắt hiệu suất hiện tại so với mục tiêu đề ra. Nó có thể được trình bày theo nhiều cách khác nhau, từ bảng tính và trang trình bày đến các báo cáo chính thức bằng văn bản,... Theo truyền thống, các báo cáo KPI được phát triển hàng quý. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mức độ chuyên sâu của các báo cáo này, bạn có thể tạo báo cáo KPI mỗi khi tiến hành đánh giá KPI.

Quá nhiều KPI sẽ không hoàn toàn phù hợp với từng giai đoạn cụ thể của công ty vì vậy sẽ tốt hơn nếu theo dõi số lượng KPI ít nhưng có mục tiêu cụ thể nhất.

Việc theo đuổi mục tiêu phụ thuộc vào việc phân phối kết quả tập trung và nhất quán. KPI rất quan trọng vì chúng đóng vai trò là kim chỉ nam đưa đến mục tiêu mong muốn.

Tất cả các tổ chức, bất kể quy mô và lĩnh vực, đều có mục tiêu và tin rằng việc tạo ra một chiến lược để đạt được những mục tiêu đó là quan trọng.

Bảng điều khiển KPI tạo ra hình ảnh trực quan theo thời gian thực (trên thiết bị di động, máy tính để bàn hoặc TV treo tường trong văn phòng) về các KPI đã chọn. Bảng điều khiển KPI tốt có thể bao gồm các chức năng tùy chỉnh, thay đổi màu sắc, sắp xếp và xem tiến trình hoạt động trong thời gian nhanh chóng.